Работа с большими объемами информации приводит к ряду проблем. Таблицы, планы, отчеты, данные клиентов и сотрудников – все должно быть систематизировано и защищено. Для этого создается единое информационное пространство.
Основные проблемы работы с данными
Многие организации внедряют в работу информационные системы. Это снижает риск потери данных, ускоряет их поиск и отправку. Но зачастую автоматизация каждого подразделения происходит с применением разных информационных систем. Вот к чему это приводит:
- Усложнение поиска данных. Чтобы найти информацию, нужно сначала понять, в какой системе она может храниться. Приходится отправлять множество запросов в разные подразделения. Данные могут быть разбросаны по нескольким системам.
- Необходимость конвертации информации. Не всегда существует возможность прямого обмена данными между системами. Сотрудникам приходится производить экспорт и импорт вручную, что отнимает время и может повлечь за собой ошибку.
- Риск потери информации. Иногда данные хранятся на личных цифровых носителях сотрудников, в мессенджерах и записных книжках. Поэтому до сих пор часто происходят случаи, когда они пропадают вместе с уволившимся работником.
Создание единого информационного пространства предотвращает все эти проблемы и повышает скорость и простоту работы с данными. Это совокупность систем, к которой может обратиться каждый сотрудник в соответствии со своими правами доступа.
Как создать единое информационное пространство
Первое, что нужно сделать – это структурировать данные, чтобы облегчить их поиск и обработку. Лучше заняться этим сразу, как только в организации начинается автоматизация документооборота. При этом лучше предотвратить внедрение разных систем, потому что их будет сложно интегрировать в одну.
Для создания единого информационного пространства подойдет Comindware Business Application Platform. На ее базе вы сможете начать с простых решений, которые затем масштабируются и объединяются в одно целое. Платформа предлагает следующие возможности:
- доступ через браузер или мобильное устройство;
- создание справочников для внесения данных;
- отслеживание статуса заявок;
- поэтапная обработка бизнес-процессов сотрудниками;
- безопасность хранения данных и т.д.
Внедрение единого информационного пространства облегчает работу организации на всех уровнях. Сотрудники могут рациональнее использовать свое рабочее время, а все данные будут структурированы, защищены и доступны в любое время.
Рекомендуемые комментарии
Комментариев нет