Витя, многие из нас уже ездили и ещё будем ездить на подобные клубные мероприятия, поэтому лично мне (независимо от моих личных возможностей и желаний куда-то поехать) из скромного опыта видится разумным такой порядок действий: даём людям информацию о примерной программе мероприятий (она в общем виде есть выше) и о стоимости участия, а также о том, что в эту стоимость входит, а люди уже определяются, устраивает ли их программа, сроки, стоимость и т.п. и тогда уже "голосуют". А пока этого нет, мне кажется, не никто не напишет: "Я еду".
А эта тема полтора месяца на форуме выглядела слегка "заброшенной", поэтому её мало кто мог видеть, и создавалось впечатление, что мероприятие по какой-то причине решили не проводить. Опубликованное выше предложение провести рассылку - замечательное, но предполагаю, что админы тоже ещё ждут чуть большую конкретику об адресах, явках, ценах и т.п., прежде чем осуществить рассылку.
Считаю, будет полезным ответить на вопрос выше и опубликовать информацию, каковы затраты на человека, что входит в стоимость, где будет "банкет", какова стоимость для неночующих (продукты, угли, аренда беседок-мангалов и т.п.). Тогда людям будет легче делать выбор.